大型會議活動應(yīng)該如何準(zhǔn)備方案策劃
對于一些有產(chǎn)品的公司，參加展覽會是非常常見的事情，但始終有些人不知道這一整套流程應(yīng)該是怎樣的。
一、明確參展目的
一般主辦方會在會議的前一年發(fā)布會議相關(guān)信息，讓參辦方報名參加此次展覽會。作為參辦方，首先應(yīng)該要明確此次參展的目的，是提高企業(yè)的知名度，還是提升品牌的影響力，還是能細(xì)化到，在這一個展會期間最終成交多少張單，獲得了多少個潛在客戶，細(xì)化到每日最少要成交多少客戶等等。切記毫無目的的做事情，那樣只會浪費金錢和時間。
二、做好預(yù)算管理
參與辦會的領(lǐng)導(dǎo)一般看重的是“效果”，其次才是成本，性價比高才是王道。展會策劃期間，參展的真實效果暫時是無法預(yù)估的，我們能夠做的是從歷屆展會的規(guī)模、參展人流量、觀眾的質(zhì)量，其他同行參展的評價得到對展會的大概評估。在效果暫時看不到的情況下，領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的就是成本了，因此預(yù)算的整理是非常重要的工作。
一般分為：展位費用（包括報名費、場地費、設(shè)備租賃費、設(shè)計搭建等費用）；物料費用（包括禮品、禮品袋、畫冊、宣傳手冊、產(chǎn)品手冊、x展架、企業(yè)宣傳視頻、產(chǎn)品宣傳視頻等設(shè)計美陳的一些費用）；物料運費（一般是物料來回搬運等費用）、人工費（有些會需要請兼職等等）；差旅費（交通費、食宿、）；以及其他費用。
三、方案貫穿一切
明確目的和了解預(yù)算管理之后，就得出一套完整的方案維系這期展覽會的工作。方案貫穿著一切，是一切工作的指導(dǎo)思想。
1. 了解展會概況，包括這一期的展會所有信息，如what（什么展會，展會的定位是什么） , when（時間）,where（地點） how（往期效果如何，上屆的相關(guān)資料）, why（參展目的）
2. 參展主題
3. 參展目的
4. 參展費用/預(yù)算
5. 工作安排
6. 展前準(zhǔn)備工作
7. 參展產(chǎn)品（主要為了推出哪一些產(chǎn)品，這也是企業(yè)需要去了解目前的市場情況，從而推出哪一款產(chǎn)品是值得推出并且能夠有很好的銷售量的。）
8. 參展人員（了解好參加展會的人員是哪一些人群）
9. 參展布置
10. 客戶邀請
11. 人員培訓(xùn)（工作人員的培訓(xùn)）
12. 宣傳推廣（前期、中期）
13. 推廣活動、營銷小游戲（抽獎、游戲等）
14. 日常工作（每天的工作流程，展會的接待工作步驟，參展人員規(guī)范，參展注意事項、每日盤點）
15. 展后工作（總結(jié)工作、盤點工作）
四、備展期間的工作
（一） 展位搭建：這一塊包括前期的展位設(shè)計，了解好展會的主題，結(jié)合主題，再結(jié)合自己的公司、產(chǎn)品特色來設(shè)計展位，還有一些周邊延展。一般主辦方會在展會的前2-3個月分配展位給你，從設(shè)計到搭建至少需要花費一個月的時間，展位拿到手，立馬與設(shè)計師溝通，出草圖，出樣稿，注意一些主辦方的注意事項，哪些是能做的，哪些是做了會被罰錢的，在搭建時需要注意這些點。一般一個展位所包括的區(qū)域有：接待區(qū)、產(chǎn)品展示區(qū)、儲物區(qū)等。畫好設(shè)計草圖之后，施工團隊進行搭建。這個環(huán)節(jié)最好是能找到一家專業(yè)的公司幫你搞定，畢竟從設(shè)計展會區(qū)域草圖、展會美陳到最后的搭建都是一件專業(yè)性強還很繁瑣的事情，有專業(yè)的人士干活，效率會更高一些。尋找完他們制作搭建材料之后，我們就要整理一些報館的資料，給到搭建公司。接下來就是等待搭建公司制作材料，之后就到實地去搭建。這整一個過程都需要把控好時間，最好是每一個項目都預(yù)留一些時間出來應(yīng)對突發(fā)情況。
（二） 產(chǎn)品準(zhǔn)備：包括產(chǎn)品調(diào)試、軟件公司需要架好網(wǎng)絡(luò)，硬件公司著重注意展位區(qū)域的布局設(shè)計。還有需要考慮產(chǎn)品的優(yōu)惠活動，吸引參展嘉賓購買和潛在的客戶群體。
（三） 物料準(zhǔn)備
A.宣傳物料
包括實物物料和電子物料。實物物料，有企業(yè)畫冊、產(chǎn)品彩頁、環(huán)保袋、訂制禮品（用于吸引觀眾）、海報、邀請函（紙質(zhì)版和電子版）、名片、二維碼貼、企業(yè)制服等。電子物料，一般為企業(yè)的宣傳資料、產(chǎn)品的宣傳資料（如視頻、PPT、產(chǎn)品安裝包等）。
B.辦公物料
一系列辦公室用品，包括但不限于簽字筆、記號筆、剪刀、刀、紙、名片架、名片盒、客戶信息收集表、訂書機（含多盒訂書針）、飲用水（含水杯）、抹布、臺花等。
（四）人員培訓(xùn)
參展人員的培訓(xùn)、產(chǎn)品講解的培訓(xùn)等，參展前都要全體參加。
（五）宣傳推廣
1、廣泛推廣：
企業(yè)官方平臺（官網(wǎng)、微信號、微博、知乎……）
展會的平臺（會刊、官網(wǎng)、合作媒體等）
展會實地廣告（落地廣告、大幅海報、拱門廣告、刀旗……）
新媒體平臺、傳統(tǒng)平臺的推廣
2、針對性推廣：銷售客戶邀請（提前做好邀請函）等。
五、展會期間
搭建期： 按照設(shè)計草圖、施工圖進行；檢查好搭建材料的質(zhì)量是否安全合格，有問題的必須迅速處理。設(shè)備調(diào)試，搭建當(dāng)中所提供的設(shè)備得調(diào)試到位，led屏保證視頻播放無誤。
日常工作：設(shè)定每日目標(biāo)，熟悉接待流程工作。一天結(jié)束需要清點產(chǎn)品數(shù)量，是否有破損等問題。
六、展會后期：做好會后總結(jié)工作，總結(jié)獲客情況，產(chǎn)品銷量情況，盈利情況等等。