大型會議禮儀接待 廣州會議禮儀

迎來送往， 是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，是表達主人情誼、體現(xiàn)禮貌素養(yǎng)的重要方面。下面是為大家搜集的大型會議禮儀接待。

大型會議禮儀接待 會議接待的禮儀常識

根據(jù)參加會議的人數(shù)不同、會議接待的準備工作的內(nèi)容不同以及會議接待的方式不同， 對會議的組織方法，禮儀要求也不同。

首先是會議的籌備工作。

根據(jù)會議規(guī)模， 確定接待規(guī)格。發(fā)放會議通知和會議日程。

會議的通知必須寫明召集人的姓名或組織、單位名稱，

會議的時間、會議的地點、會議的主題以及會議的參加者、 會議的會務費、應帶的材料、聯(lián)系方式等內(nèi)容。通知后面要 注意附回執(zhí)，這樣可以確定受邀請的人是否參加會議，準備參加會議的是否有其他要求等。對千外地的會議參加者還要附上到達會議地點和住宿賓館的路線圖。這個路線圖避免了外地人問路的許多麻煩。

會議日程是會議活動在會期以內(nèi)每一天的具體安排，它是人們了解會議情況的重要依據(jù)。它的形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以隨會議通知一起發(fā)放。

選擇會場。

選擇會場， 要根據(jù)參加會議的人數(shù)和會議的內(nèi)容來綜合考慮。最好是達到一下標準：

第 一 ：

大小要適中。會場太大， 人數(shù)太少， 空下的座位太多， 松松散散， 給與會者一種不景氣的感覺，會 場太小，人 數(shù)過多， 擠在一起， 像 鄉(xiāng) 下人趕集， 不僅顯得小氣， 而且也根本無法把會開好。所以， 英國的首相丘吉爾曾說：

絕對不用太大的房間， 而只要一個大小正好的房間。

第二：

地點要合理。歷史召集的會議， 一兩個小時就散的， 可以把會場定在與會人員較集中的地方。超過一天的會議， 應盡 噩 把地點定的離與會者住所較近一些，免 得與會者來回奔波。

第三：

附屬 設施要齊全。會務人員一定要對會場的照明、通風、衛(wèi)生、服務、電話、擴音、錄音等進行檢查， 不能夠因為上次會議是從這里開的， 沒 出什么問題， 就草率地認為這回也會同樣順利。否則， 可能會造成損失。

第四：

要有停車場。現(xiàn)代社會召集會議， 一雙草鞋一把傘趕來開會的人已經(jīng)不多了。轎車、摩托車都要有停放處， 會 才能開得成。

會場的布置。

會場的布置包括會場四周的裝飾和坐席的配置。

一般大型的會議， 根據(jù)會議內(nèi)容，在場內(nèi)懸掛橫 幅。門口張貼歡迎和慶祝標語。可在會場內(nèi)擺放適當?shù)妮p松盆景、盆花；為使會場更加莊嚴， 主席臺上可懸掛國旗、黨旗或懸掛國徽、會徽。桌面上如需擺放茶杯、飲料， 應擦洗干凈， 擺放美觀、統(tǒng)一。

坐席的配置要是和會議的風格和氣氛， 講究禮賓次序， 主要有以下幾種配置方法：

O 圓 桌型。如果是使用圓桌或橢圓形桌子。這種布置使

與會者同領(lǐng)導一起圍桌而坐，從而消除不平等的感覺。另外， 與會者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交換意見。這種形式適千1020  人左右的會議。座次安排應注意來賓或上級領(lǐng)導與企業(yè)領(lǐng)導及陪同面對面做， 來賓的最高領(lǐng)導應坐在朝南或朝門的正中位置， 企業(yè)最高領(lǐng)導與上級領(lǐng)導相對而坐。同級別的對角線相對而坐。

＠口字型。如果使用長形方桌。這種形式比圓桌型更適用于較多人數(shù)的會議。

＠教室型。這是采用得最多的一種形式， 它適用于以傳

達情況、指示為目的的會議， 這時與會者人數(shù)比較多、而且與會者之間不需要討論、交流意見。這種形式主席臺與聽眾席相對而坐。主席臺的座次按人員的職務、社會的地位排列。

主席的座位以第一排正中間的席位為上， 其余按左為下右為上的原則依次排列。

準備會議資料。

會務組應該準備有關(guān)會議議題的必要資料，這些資料在整理后放在文件夾中發(fā)放給與會者， 方便千與會者的閱讀和做好發(fā)言準備。

會議前的接待禮儀。會前的檢查。

這是對在準備工作階段考慮不周或不落實的地方進行

的補救。比如檢查音像、文件、錦旗等是否準備齊全。提前進入接待崗位。

接待人員應該在與會者到來之前提前進入各自的崗位、

并進入工作狀態(tài)。一般的接待工作分以下幾個崗位。

O簽到。

設一張簽字臺， 配上 1- 2 名工作人員， 如果是要求接待檔次比較高，  可以派禮儀小姐承擔。簽字臺北有毛筆、鋼筆和簽到本。向客人遞鋼筆時， 應脫下筆套， 筆尖對自己， 將 筆雙手遞上。如果是毛筆，   則應醮好墨汁后再遞上。簽到本應精致些，以便保存。如需要發(fā)放資料，應禮貌地雙手遞上。  接待人員應經(jīng)常向會議組織者匯報到會人數(shù)。

＠引座。

簽到后。會議接待人員應有禮貌地將與會者引入會場就

座。對重要領(lǐng)導應先引入休息室， 由企業(yè)領(lǐng)導親自作陪， 會議開始前幾分鐘再到主席臺就座。

＠ 接待。

與會者坐下后， 接待人員應遞茶， 或遞上毛巾、水果， 熱 情向與會者解答各種問題， 滿足各種要求， 提供盡可能周到的服務。

會議中的服務禮儀

會議進行中的服務要做到穩(wěn)重、大方、敏捷、及時。倒茶服務人員注意觀察每一位與會者， 以便及時為期天

茶水。到誰是動作輕盈、快捷、規(guī)范。杯蓋的內(nèi)口不能接觸桌面， 手指不能因在北口上， 不能發(fā)生杯蓋碰撞的聲音。一般是左手拿開背蓋，右手吃水戶，將熱開水準確倒入杯里，  不能讓茶水見到桌面上或與會者身上。杯子放在與會者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差錯，應不動聲色地盡快處理， 不能驚動其他人，不能慌慌張張， 來回奔跑， 將與會者的注意力引到自己身上， 否則， 這將是極大的工作失誤。

其他服務會議按擬定的程序進行， 應緊湊， 不要出現(xiàn)冷場的局面。這就要求各個工作人員嚴陣以待， 做好各項準備工作。如， 會議進行第一項：

全體起立、奏國歌。這是音響應立即播放出國歌。又如， 大會宣布辦法榮譽證書， 組織人員應迅速將受獎人員排好隊，禮儀小姐把領(lǐng)導從主席坐席上引出來，另有禮儀小姐將

證書一一遞上， 由領(lǐng)導頒發(fā)給受獎者。為使會場上的活動有條不紊，必 要時應將有關(guān)人員組織起來進行模擬訓練， 避免會場上出現(xiàn)混亂。

如果與會者有電話或有人要相告特別重要的事， 服務人員應走到他身邊，輕聲轉(zhuǎn)告他。如果要通知主席臺上的領(lǐng)導， 最好用字條傳遞通知， 避免無關(guān)人員在臺上頻繁走動和耳語，分散與會者注意力。

做好會后服務的準備。會議進行之中，就應為會后服務做好準備。如， 會后要照相， 就應提前將場地、椅子等布置好， 攝影師做好攝影的準備。另外， 會后的用車也應在會議結(jié)束前妥善安排。

會后的服務

會議結(jié)束后， 全部接待人員應分工明確地做好善后處理工作。

組織活動會議結(jié)束后，有時還會安排一些活動。如聯(lián)歡

會、會餐、參觀、照相等， 這些工作很繁瑣， 應有一位領(lǐng)導統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，而且這位領(lǐng)導要有很強的組織能力才能勝 任， 同時其他接待人員要積極配合， 各負其責， 做好自己分擔的工作， 以保證活動計劃的順利實施。

送別根據(jù)情況安排好與會者的交通工具，使其愉快、及時地踏上歸程。

清理會議的文件

CD根據(jù)保密原則， 回 收有關(guān)文件資料。

＠整理會議紀要。

＠新聞報道。

＠主卷歸檔。

＠會議總結(jié)

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